Xu hướng cách lưu trữ tài liệu hồ sơ đến năm 2025
Lưu trữ tài liệu bắt đầu sử dụng bằng văn bản điện tử.Tuy nhiên, đây chỉ là dự báo xu hướng trong tương lại..Hòm tôn,thùng carton,tủ gỗ, sắt vẫn phổ biến?
Sự thật của lưu trữ tài liệu tại Việt Nam
Hiện nay, lưu trữ tài liệu văn phòng cũng bắt đầu được sử dụng bằng các văn bản điện tử. Tuy nhiên, đây mới chỉ là dự báo một xu hướng lưu trữ trong tương lai. Bởi hiện tại, hòm tôn đựng tài liệu văn phòng , thùng carton, hoặc tủ lưu trữ hồ sơ giấy vẫn là sản phẩm rất phổ biến trong các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân.
Việc áp dụng văn bản điện tử trong thời điểm này tại các cơ quan nhà nước tại từng cơ quan là không đồng đều về triển khai, do vậy tiếp nhận thông tin sẽ gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, trình độ về máy tín và internet và sử dụng các phần mềm quản lý còn yếu kém. Ngoài ra, các giấy tờ có dấu và những hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính đều cần phải lưu trữ một cách an toàn.
Hòm tôn văn phòng vẫn chiếm ưu thế trong thời điểm hiện tại
- Phân loại cách chứa tài liệu, các cơ quan cũng có những tính toán chi tiết để sao cho phù hợp với từng hoàn cảnh và thuận tiện cho việc sử dụng:
- Đối với hòm tôn văn phòng, các cơ quan chuyên để lưu trữ lâu năm, ít dùng đến, cất giữ hoặc bảo mật. Nhà sản xuất hòm tôn văn phòng có nhiều kích thước khác nhau, do vậy cần phải nắm rõ việc sử dụng kích thước nào là phù hợp để đáp ứng các nhu cầu: di chuyển dễ dàng, lấy tài liệu ra thuận tiện nhất, bảo quản chống ẩm mốc..v...v...
- Đặc biệt, các Doanh nghiệp và Cơ quan nên quan tâm tới nhà cung cấp nào đảm bảo về chất lượng như độ dày của thùng tôn, đảm chồng lên nhau không bị móp méo, xộc xệch và có thể sử dụng ổn định trong thời gian dài từ 10 -20 năm.
==> Kích thước hòm tôn đựng tài liệu
Ưu điểm: Hòm tôn văn phòng này là có thể di chuyển văn phòng và chuyển tài liệu đi xa, luân chuyển giấy tờ dễ dàng, chống chuột mối, ẩm mốc và cháy nổ, tái sử dụng nhiều lần trong thời gian 10 năm đên 20 năm..v..v..
..jpg)
Ưu thế hòm tôn văn phòng so với các loại sản phẩm thay thế
- Trường hợp bảo quan trong thời gian ngắn hạn thì nhu cầu phát sinh thường là hay cần phải lấy tài liệu nhiều lần, sử dụng liên tục nên có thể dùng tủ sắt, tủ gỗ. Tuy nhiên, nhược điểm của sản phẩm này là chiếm rất nhiều diện tích sử dụng. Trong bối cảnh thường xẩy ra là văn phòng chật chội, mà các loại tủ khi mở ra là mở cánh ngang, nên càng mất nhiều diện tích sử dụng.
- Cũng có nhiều đơn vị lưu trữ tài liệu bằng thùng carton, đặc điểm của thùng carton là rẻ, nhưng chỉ sử dụng trong thời gian ngắn bởi rất dễ nhàu nát và hư hỏng giấy tờ quan trọng.
Tham khảo thêm:
Lưu trữ hồ sơ tài liệu văn phòng khoa học bằng hòm tôn An thành
Như vậy, việc lưu trữ tài liệu tại Việt Nam cũng có nhiều những bất cập đáng kể. Lưu trữ bằng điện tử sẽ được triển khai rộng hơn nhưng cần lộ trình và thời gian để hành lang pháp lý được thông suốt, kỹ năng người sử dụng thành thạo và có được sự đồng nhất của nhiều đơn vị , tổ chức.
Việc tập trung nỗ lực vào việc bảo quản an toàn phương tiện mang tính vật lý ( thường là giấy) vẫn rất được ưu tiên. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp uy tín về tủ sắt, tủ gỗ như Hòa Phát, Hòm tôn văn phòng An Thành hay các nhà sản xuất thùng carton có thương hiệu lâu năm.
==> Địa chỉ bán hòm tôn chất lượng giá rẻ nhất Hà Nội
